Em fevereiro de 2020, antes que as restrições de bloqueio entrassem em vigor em muitos países, o Zoom anunciou que já havia adicionado mais novos usuários nos primeiros dois meses de 2020 do que em todo o ano de 2019.
À medida que os bloqueios foram introduzidos na América do Norte e em toda a Europa no ano passado por causa da pandemia, as empresas compraram licenças do Zoom em massa, geralmente com pouca diligência ou planejamento de longo prazo por quem as compra. Essa pressa ajudou a tornar o software de videoconferência da Zoom uma solução para trabalhadores remotos que precisavam permanecer conectados.
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James Moy, diretor sênior global de gerenciamento de ativos de tecnologia da ViacomCBS.
Isso também significou que muitas empresas acabaram gastando mais do que o necessário para licenciar o Zoom (e outros softwares) na pressa de manter seus negócios em funcionamento. Agora, muitos estão olhando para trás em seus gastos no ano passado para encontrar economias. A ViacomCBS, o conglomerado de mídia dos EUA, está entre os que auditam seus gastos com SaaS; ela cortou os gastos anuais do Zoom em mais de 32% ao encontrar e remover licenças não utilizadas do Zoom, entre muitas outras áreas de gastos de TI.
James Moy, diretor sênior global de gerenciamento de ativos de tecnologia da ViacomCBS, falou sobre seu papel na empresa e como o vigoroso gerenciamento de ativos de TI ajudou a ViacomCBS a cortar custos.
(Esta entrevista, organizada pelo ITAM Forum, um grupo de comércio global que promove o setor de gerenciamento de ativos de TI, foi editada para maior extensão e clareza.)
Qual era a abordagem da sua empresa para implantação de software antes da pandemia?
“Antes da pandemia, abordamos o gerenciamento de ativos de TI (ITAM) de forma muito sistemática. Lançar uma ferramenta nunca resolverá seus problemas. Todo mundo acha que haverá algum tipo de bala de prata, mas do ponto de vista do gerenciamento de ativos de software, esse nunca é o caso . Há três coisas que você precisa considerar: pessoas, processos e a tecnologia que você usa, e tudo o que fazemos aqui é baseado em um padrão-ouro para [IT Asset Management].
“De cima para baixo, nosso CTO quer que os ativos, tanto de hardware quanto de software, sejam gerenciados corretamente, porque ele percebe que, quando fazemos isso, obtemos nosso ROI. Ficamos muito cientes de que, em vez de cortar pessoas, você pode realmente fazer grandes economia de software gerenciando o que você gasta nele sem ter que cortar recursos ou perder empregos. Isso se tornou especialmente relevante durante a pandemia, onde todos estavam cortando custos, porque não estavam gerando a mesma receita, mas há uma otimização de custos e oportunidade de economia no mundo do software, especialmente em SaaS.”
Quando se trata de revisar suas implantações de SaaS, quanto do processo foi impulsionado pela necessidade de encontrar economias como resultado da pandemia ou isso foi algo que você começou antes de 2020?
“Antes do início da pandemia, começamos a analisar os gastos com SaaS e encontramos muita duplicidade em várias ferramentas de função. A webconferência era uma delas, as ferramentas de colaboração eram outra, ao lado de CRM, infraestrutura e software; várias ferramentas no espaço que funcionam da mesma forma. Abordamos isso como um exercício de otimização, olhando para as 45 ou 50 ferramentas que tínhamos… e reconhecendo que, embora todos as usem de maneira diferente, todas funcionam da mesma maneira. A questão era: como podemos conduzir essas 50 ferramentas até três e tomar as decisões certas [based on] onde esta empresa está indo?
“Se você está indo para o modelo SaaS e vai para um processo de provisionamento mais rápido, esse é o caminho a seguir. Você precisa racionalizar as ferramentas, comparar as ferramentas e garantir que o preço esteja correto à medida que você implementa isso. . Há muita discussão interna, isso tem que acontecer com certas partes interessadas porque a mudança é inevitável, e as pessoas não gostam de mudanças em geral.”
Você pode nos falar sobre o processo de simplificação das licenças do Zoom?
“Quando começamos a olhar para o Zoom, percebemos que, como muitas empresas, estávamos comprando muitos produtos SaaS, mas não havia gerenciamento centralizado dos contratos. Todas as marcas que compõem a Viacom CBS estavam gerenciando suas licenças separadamente e havia muitas compras no mundo SaaS por meio de cartões de compras ou cartões corporativos.
“Usamos uma plataforma de gerenciamento de SaaS de terceiros chamada Zylo para centralizar todos os contratos de SaaS e descobrimos que havia três plataformas onde poderíamos economizar, uma delas era o Zoom. e em cartões de compras. Não havia gerenciamento de licenças, não havia regras de re-colheita no console Zoom e implantação aleatória, o que significava que as pessoas estavam apenas distribuindo o nível mais alto de licenças.
“O Zoom oferece aos usuários a escolha de diferentes níveis, incluindo uma licença corporativa completa e uma conta básica, que são gratuitas, e chamadas de host de até 40 minutos. Quando investigamos um pouco mais, encontramos 289 usuários profissionais com licenças profissionais pagas que não estavam usando essas contas, então as removemos. Tínhamos mais 459 pessoas que tinham licenças profissionais, mas estavam usando essas licenças como se fossem contas básicas, o que significa que suas reuniões não duravam mais de 40 minutos e com menos de cinco as pessoas. Então, nós os removemos e os transferimos para o nível gratuito. Também implementamos uma regra de re-colheita que estipulava que, se você não usar sua conta em 90 dias, removeremos sua licença e a entregaremos a alguém senão.
“No final das contas, colhemos cerca de 5.500 licenças e acabamos fazendo uma economia de cerca de 32%.”
Qual foi a reação dos colegas? Você recebeu de volta daqueles que tiveram suas contas profissionais retiradas?
“Houve um pequeno recuo de algumas pessoas, mas temos as estatísticas para respaldar nossa tomada de decisão. Também fornecemos uma maneira fácil para as pessoas que foram movidas para o nível gratuito recuperarem sua conta profissional, se necessário. Diferentes departamentos gostam de tentar e reivindicar responsabilidade individual por suas decisões orçamentárias, mas tivemos que dizer a eles: ‘Não é o seu orçamento, é o orçamento da empresa’. As pessoas precisavam perceber que não estávamos tentando impedir a forma como eles funcionam. Forneceremos as ferramentas de que você precisa, mas, ao mesmo tempo, se você não usar a ferramenta, vamos recuperá-la.”
Além de ter que conquistar seus colegas, houve outros desafios que você encontrou ao implementar essa nova forma de trabalhar?
“Acho que as pessoas estavam mais céticas do que qualquer outra coisa, principalmente porque as pessoas não acreditavam que poderíamos gerenciar licenças SaaS de maneira centralizada. As pessoas acreditam que os profissionais de ITAM são contadores de feijão, mas não vemos muitas coisas, principalmente dentro do espaço de gerenciamento e aquisição de fornecedores, além de gerenciar um ciclo de vida completo de ativos de hardware e software, o que literalmente afeta o resultado final.
“Sempre que alguém está cético sobre um programa que estamos tentando lançar, sempre nos certificamos de que temos os números para apoiá-lo. É difícil e às vezes pode ser realmente desafiador, mas nunca há um momento de tédio.
“Ele começa no topo, você precisa ter alguém que apoie o programa no nível C-suite, porque sem isso, você está literalmente girando as rodas. No entanto, uma vez que você o implementa em uma escala empresarial e as pessoas entendem o porquê e começar a ver os resultados, isso torna o trabalho mais fácil. Você só precisa criar essa visão para que as pessoas possam comprar.
“Mas, quando você diz: ‘Podemos economizar custos, infelizmente, deixando as pessoas irem ou podemos procurar outras maneiras de economizar dinheiro, como reduzir nossos gastos com SaaS’, as pessoas estavam mais dispostas a aderir a isso. .”
Você disse que, ao lado do Zoom, havia duas outras plataformas SaaS que estavam prontas para economia de custos. Como você está se aproximando deles?
“Outra plataforma que analisamos foi o Salesforce. Nós o conectamos ao Zylo e encontramos cerca de 30 instâncias do Salesforce em nosso ambiente, então começamos a consolidar nossas licenças do Salesforce em toda a empresa, o que ainda estamos fazendo. Agora, temos uma visão muito melhor de quantas pessoas estão usando, quando o usam, e as pessoas não podem mais comprar licenças adicionais ao acaso. Usando dados e análises e construindo um ótimo relacionamento com o editor, nós’ conseguimos reduzir os preços.”
Que conselho você daria para outras empresas que desejam replicar seus esforços de redução de custos e simplificar as implantações de SaaS?
“Faça a devida diligência ao avaliar suas ferramentas SaaS. Não acredite em nenhum argumento de venda, sempre faça um PLC ou prova de conceito. Pense nisso como comprar um carro. Quando você for a uma concessionária de carros, o vendedor lhe dirá tudo de bom sobre o carro e, embora você faça perguntas, você realmente não sabe se o carro funciona como você precisa até experimentá-lo.
“O objetivo final da empresa deve ser economizar dinheiro e, para isso, você precisa de dados e análises. Isso não apenas ajudará você a ver fisicamente quanto dinheiro você pode economizar, mas também é um importante ponto de partida para quaisquer negociações futuras com fornecedores de software.”
