Latest · May 25, 2023 0

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Se você nunca ouviu falar do SharePoint, provavelmente já viveu sob uma rocha. A plataforma de colaboração corporativa da Microsoft está incorporada em quase todas as organizações de médio e grande porte de alguma forma ou forma, e o SharePoint Online faz parte do serviço de assinatura do Office 365, o que significa que centenas de milhares de usuários têm acesso ao software. Como parte da assinatura do Office 365, você obtém automaticamente a versão mais recente do software.

Mas o SharePoint está mais complexo do que nunca e, se você já usou versões anteriores do SharePoint, descobrirá que nos lançamentos da “próxima onda” de 2016 e do Office 365, a Microsoft definitivamente moveu o queijo. A interface é diferente das versões anteriores do SharePoint e algumas formas de interagir com o software foram alteradas. Ou talvez você seja novo no SharePoint ou esteja interessado em testar o poder do SharePoint Online enquanto trabalha com sua equipe.

É para isso que serve esta folha de dicas. Nele, você aprenderá todos os conceitos básicos de navegação e uso de um site do SharePoint e também onde acessar algumas das opções de personalização.

Observação: você pode estar usando uma das várias edições diferentes do SharePoint. Este artigo é sobre a versão Office 365 do SharePoint, conhecida como SharePoint Online, aquela pela qual você ou sua empresa paga uma taxa de assinatura e que é executada nos datacenters da Microsoft e não por sua própria equipe de TI. Há também uma versão local do SharePoint, atualmente o SharePoint 2016, que é executada na sua empresa e não é licenciada por assinatura. (Consulte nossas dicas para as versões locais do SharePoint 2013 e do SharePoint 2010.)

Se você está apenas começando…

Ao fazer logon pela primeira vez em um novo site do SharePoint, você verá uma tela semelhante a esta:

SharePoint Online - lista frequente Jonathan Hassell / IDG

Os novos recursos nessa tela incluem o seguinte:

    Depois de clicar em um site, você verá a seguinte tela. Nesta tela, pelo menos, o SharePoint Online se parece muito com o SharePoint 2013. Dê uma olhada:

    SharePoint Online - exemplo de site de equipe Jonathan Hassell / IDG

    Algumas coisas a serem observadas aqui:

    O credenciais área. Este menu, acessado quando você clica em seu nome de exibição no canto superior direito da página da web, é onde você pode entrar ou sair de um site e onde você pode alterar qualquer seção modificável pelo usuário da página da web (conhecida como web parts ou pequenos pedaços de código que às vezes são instalados em páginas do SharePoint para executar funções específicas).

    O Fita. O SharePoint Online inclui a Faixa de opções, um painel na parte superior da janela onde quase todas as funções possíveis em uma determinada página são agrupadas e exibidas. Como a Faixa de Opções encontrada em outros aplicativos do Office, como o Word, a Faixa de Opções no SharePoint Online é dividida em guias, cada uma com um conjunto de comandos relacionados. Ele é mostrado recolhido na captura de tela acima, mas basta clicar nas palavras no menu da guia Navegar ou Página neste exemplo para expandi-lo. Aqui está o que você verá:

    SharePoint Online - faixa de opções Jonathan Hassell / IDG

    A maioria das páginas do SharePoint tem a guia Procurar ativada por padrão, o que fornece uma hierarquia de estilo estrutural que o ajuda a navegar entre as páginas do site e a ver como você chegou à página atual. Se você estiver em uma biblioteca de documentos, a guia da Faixa de Opções de Ferramentas da Biblioteca aparecerá; se você estiver em diferentes tipos de listas, as ferramentas serão diferentes na Faixa de Opções.

    Sob a faixa de opções à direita, você encontrará o Procurar caixa, onde você pode digitar qualquer tipo de consulta de pesquisa, clicar no ícone de lupa à direita e aproveitar o mecanismo de indexação no site para obter resultados abrangentes de qualquer arquivo que inclua seu termo de pesquisa.

    O Inicialização rápida A barra, localizada no lado esquerdo da página da Web do SharePoint, ajuda você a pular entre as várias partes do site, incluindo diferentes listas, bibliotecas, áreas de discussão, coleções de imagens, a Lixeira do site (que funciona exatamente como a lixeira do Windows exceto que contém itens apenas do site do SharePoint) e uma exibição em árvore completa de todos os locais do seu site.

    Tipos de conteúdo do site do SharePoint Online

    O objetivo do SharePoint é ser um lugar onde as coisas podem ser compartilhadas. Tudo, desde documentos a calendários, listas, imagens, quadros de discussão e muito mais, tudo isso pode fazer parte de um site do SharePoint e qualquer usuário dentro da rede de sua organização (e, em alguns casos, até mesmo usuários fora de sua rede, como parceiros ou fornecedores) podem acessar essas peças e colaborar com você.

    O SharePoint Online tem uma lista definida de tipos de conteúdo que você pode criar em um determinado site. O SharePoint chama esses aplicativos e você pode adicioná-los clicando no terceiro botão à esquerda no grande painel no meio do site, onde está escrito “Adicionar listas, bibliotecas e outros aplicativos”. Eles incluem:

    Uma página. Uma página é exatamente o que parece ser uma página editada no navegador usando a funcionalidade do editor no SharePoint. Essas páginas contêm principalmente texto, mas você pode incorporar imagens, links, listas e outros aplicativos nelas.

    Uma biblioteca de documentos. Você pode criar uma biblioteca de documentos que permite carregar arquivos do Word e outros arquivos para compartilhar. Essas bibliotecas de documentos oferecem a capacidade de verificar os arquivos para garantir que apenas uma pessoa os edite a qualquer momento, para manter as versões em arquivo para que você possa ver o histórico de revisão e a atividade de um determinado documento e para criar pastas para estruturar documentos logicamente dentro da biblioteca.

    Outros tipos de bibliotecas. Existem bibliotecas de formulários, que armazenam formulários XML que sua empresa pode usar para rotear informações por meio do Microsoft InfoPath; bibliotecas de imagens, que apenas armazenam arquivos de imagem; e bibliotecas de páginas wiki, que basicamente criam uma maneira rápida de editar texto e mantê-lo na web, além de vincular esse texto a outras páginas.

    Uma lista. Listas são coleções de itens semelhantes. Você pode escolher entre uma lista de links, anúncios, um calendário, uma lista de contatos, um site sugerido de links, uma lista personalizada em formato de lista e um formulário de folha de dados editável, um fórum de discussão, uma lista de rastreamento de problemas, uma lista de links, uma lista de tarefas do projeto (com um gráfico tipo Gantt), uma pesquisa, uma lista de tarefas ou uma planilha importada.

    Um site em si. Sites são basicamente coleções de conteúdo, então você pode criar sites sob seu site principal do SharePoint (como grandes pastas em seu sistema de arquivos) para coletar materiais relacionados que merecem seu próprio foco. Reuniões, blogs, documentos e equipes podem ter seus próprios sites. Se a hierarquia for confusa, pense assim: um site é uma gaveta de arquivo em um gabinete de arquivo e as páginas, bibliotecas, listas e outros tipos de conteúdo são as pastas individuais dentro dessa gaveta de arquivo. A captura de tela abaixo mostra os vários conteúdos de um site do SharePoint:

    SharePoint Online - conteúdo do site Jonathan Hassell / IDG

    Compartilhamento e gerenciamento de documentos

    O uso mais comum do SharePoint é como um repositório de documentos. Você e outros membros da equipe e colegas podem colocar documentos e arquivos em um local específico, acessível a todos, e então evitar as conhecidas explosões de e-mail com documentos do Word anexados. (Aposto que, se você nunca viu outra mensagem “desconsidere a mensagem anterior; anexei a versão correta mais recente do arquivo aqui” passar pela sua caixa de entrada, não seria cedo demais.)

    Você pode simplesmente enviar hiperlinks por e-mail para documentos no site do SharePoint quando a colaboração precisar acontecer e, à medida que os usuários modificarem e atualizarem arquivos, a versão mais recente e as versões anteriores, se desejar, são armazenadas em um único local, junto com o histórico de quem revisou o quê, quando.

    Criando uma biblioteca de documentos

    Para começar a compartilhar documentos e arquivos, você provavelmente precisará criar sua própria biblioteca de documentos. Isso é bastante simples.

      SharePoint Online - adicionar biblioteca de documentos Jonathan Hassell / IDG

      Se quiser, você pode personalizar um pouco a biblioteca ao mesmo tempo em que a cria, clicando no link Opções avançadas, que abre a tela Conteúdo do site > Novo.

      SharePoint Online - conteúdo do site novo Jonathan Hassell / IDG

      Aqui você pode:

        Clique em Criar para fechar e ser levado diretamente para sua nova biblioteca.

        Carregar e interagir com documentos

        Quando estiver na biblioteca de documentos, você verá um menu principal executado horizontalmente na parte superior da página, onde poderá criar ou carregar arquivos, iniciar o processo de sincronização com o OneDrive for Business ou realizar outras ações. Por exemplo, você pode facilmente adicionar novo conteúdo à biblioteca clicando no link “+ Novo” para criar um novo conteúdo, como um arquivo Word ou Excel, diretamente no sistema, ou clicar no botão Upload para colocar um documento existente em o sistema.

        SharePoint Online - novo menu Jonathan Hassell / IDG

        O menu principal mudará com base em quando você selecionar uma pasta ou arquivo individualmente, em vez de apenas olhar para uma lista de itens, e refletirá todas as ações que você pode realizar com uma pasta ou arquivo, como compartilhá-lo, obter um link, baixá-lo, excluí-lo, movê-lo ou copiá-lo e assim por diante. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no arquivo ou passar o mouse sobre o arquivo na lista e clicar no menu de reticências (…) ao lado do nome do arquivo para obter uma lista mais organizada e compacta de ações que você pode executar.

        No canto superior direito, você pode alterar a exibição de Todos os documentos para uma lista de itens, uma grade cheia de itens (útil para visualizar fotos e outros itens visuais) ou a exibição Todos os documentos. Você também pode salvar exibições personalizadas aqui e gerenciá-las, mas precisa ser um administrador para fazer isso. Se estiver navegando usando o Internet Explorer, você pode clicar para visualizar a biblioteca no File Explorer ou no Windows Explorer. Na exibição de lista ou grade, você pode adicionar e reorganizar colunas clicando nos botões + e Organizar.

        O painel de detalhes, mostrado à direita na captura de tela abaixo, faz parte da tentativa da Microsoft de nos inscrever no processo de manter metadados limpos sobre arquivos e outros itens. Isso torna muito mais fácil para o SharePoint aprender no que trabalhamos e preencher sugestões sobre conteúdo relacionado, para que os administradores possam aplicar políticas de retenção de registros e gerenciamento do ciclo de vida do documento e para que a pesquisa retorne resultados melhores e mais relevantes, entre outros benefícios . Você pode simplesmente selecionar qualquer item e clicar no i à direita do menu. Isso abrirá o painel de detalhes onde você pode editar nomes, títulos, autores de documentos e muito mais.

        SharePoint Online - painel de detalhes Jonathan Hassell / IDG

        Se você passar o mouse sobre o nome do arquivo na lista e clicar nos três pontos (as reticências) ao lado do arquivo, obterá um menu completo de opções.

        Abrir/Editar. Aqui você pode abrir documentos nas versões online do Office 365 de seus respectivos aplicativos ou nas versões de desktop Word para documentos do Word, Excel para planilhas e assim por diante.

        Compartilhar. O compartilhamento permite adicionar outras pessoas a um documento. No Office 365, você obtém uma seleção muito mais rica de opções de compartilhamento do que no SharePoint local.

        Ao clicar em Compartilhar no menu, você obtém uma pequena janela chamada “Enviar link”. Isso permite enviar um link direto para o documento que você está compartilhando para outra pessoa. Mas como você controla quem realmente tem acesso a esse arquivo? Clique no pequeno menu suspenso na parte superior e você obtém a seguinte lista de opções:

        SharePoint Online - compartilhar configurações de linkJonathan Hassell / IDG

        Você pode escolher:

          Você também pode, no final da lista, optar por permitir que os “compartilhados” editem o arquivo, em vez de apenas visualizar uma versão somente leitura dele. Além disso, você pode optar por expirar esse acesso após uma determinada data, uma opção que recomendo vivamente por motivos de segurança.

          Depois de clicar em Aplicar, você pode adicionar os nomes e endereços de e-mail das pessoas com quem compartilhar e pode criar uma mensagem opcional para incluir no e-mail que essas pessoas receberão e que contém o link.

          Algumas das outras opções:

          SharePoint Online - opções de clique com o botão direitoJonathan Hassell / IDG

            No menu Mais, você tem:

              Folha de referência do SharePoint Online