Se você clicar na seta suspensa ao lado do arquivo, obterá um menu contextual cheio de opções comumente usadas. Esses incluem:
Ver propriedades. Selecionar esta opção abre a página de propriedades do documento, onde você pode ajustar o nome e o título do documento. Você também pode obter uma faixa menor de opções nesta página, permitindo que você visualize o histórico de versões do documento, exclua-o ou retire o documento da biblioteca (para evitar que outras pessoas o editem ao mesmo tempo). Você também pode definir um alerta para notificá-lo quando ações são realizadas no item e gerenciar cópias alternativas deste documento. Caso outras cópias estejam localizadas em outros lugares no site do SharePoint, você pode ser notificado quando atualizações forem feitas em cada cópia. Aqui, você também pode ver quem criou o documento e quando, quem foi o último editor do documento e quando ocorreu a última edição.
Editar Propriedades. Esta opção traz a mesma página que Exibir Propriedades, mas as ações são habilitadas nesta página por padrão, então você pode realmente editar todas as configurações em vez de apenas ver o que são.
Editar em Microsoft Word / Excel. Isso abre o documento em qualquer um dos aplicativos, dependendo do tipo de arquivo no qual você está trabalhando. É útil abrir os arquivos diretamente do SharePoint em vez de tentar navegar para o site do SharePoint a partir das caixas de diálogo Arquivo / Abrir nos aplicativos individuais do Office.
Verificação de saída. A opção Check Out bloqueia um arquivo para edição por um único usuário. Se outros usuários tentarem salvar de volta no arquivo, eles serão notificados de que não podem fazer alterações até que o usuário que fez o check-out do arquivo o faça o check-in e o disponibilize para edição.
Histórico da Versão. Esta opção abre a janela Histórico de versões e mostra todas as versões do documento que o SharePoint conhece, incluindo o número, a data e a hora da versão, quem carregou uma versão específica, o tamanho do arquivo e quaisquer comentários de formato livre que foram incluídos pelo usuário no momento do upload. (Você não pode editar comentários anteriores; você só pode adicionar novos comentários a novas versões de documentos.) Isso cria uma trilha de auditoria amigável que pode ajudá-lo a rastrear modificações inadvertidas ou incorretas e fazer o backup para uma boa versão se alguém fizer um erro catastrófico.
Alerte-me. Isso ajuda a configurar alertas para este item específico. Falaremos mais sobre Alertas na seção “5 dicas” desta folha de dicas.
Enviar para. Nesse menu, você pode mover um documento para outra biblioteca no site do SharePoint ou pode enviar por email um link dessa biblioteca de documentos para outra pessoa. Você também pode baixar uma cópia independente deste documento para usar localmente em seu PC, embora escolher esta opção não mantenha a cópia do documento no site do SharePoint atualizada. Você também pode criar um novo espaço de trabalho de documento – um subsite do SharePoint – com este documento pré-carregado, caso seja necessária uma colaboração mais focada, para um subcomitê, por exemplo.
Excluir. Isso simplesmente exclui o arquivo, após um prompt de confirmação, da biblioteca de documentos. Uma cópia é armazenada na Lixeira do site (acessível por padrão, a menos que o administrador tenha desativado esse recurso, na barra de Início Rápido à esquerda na parte inferior do menu) caso você exclua algo por engano. (Se a Lixeira aparecer, ela está ativada; se você não a vir, ela não está ativada; você não pode usá-la se não puder vê-la.)
Personalização da biblioteca de documentos
O SharePoint 2010 permite que você use a Faixa de Opções de Ferramentas de Biblioteca para gerenciar e interagir ainda mais com documentos em suas bibliotecas. Em alguns casos, essas são ações que você pode executar de outras maneiras (conforme descrito acima); isso apenas oferece uma maneira diferente de entrar. Por exemplo, na guia Documento, você pode executar operações agrupadas da seguinte maneira:
O novo grupo: Aqui, você pode criar um novo documento, carregar um único documento ou vários arquivos ao mesmo tempo ou criar uma nova pasta na biblioteca.
O grupo Open & Check Out: Neste grupo, você pode começar a editar um documento em seu aplicativo nativo, como o Word, fazer o check-out de um documento para bloqueá-lo para posterior edição, fazer o check-in novamente ou descartar o check-out se você não fez alterações e não revisou verifique novamente.
O grupo Gerenciar: Aqui, você pode visualizar e editar as propriedades de um documento, visualizar seu histórico de versão e as permissões no documento (se o seu administrador tiver habilitado tal recurso) e excluir um documento da biblioteca.
O grupo Share & Track: Você pode fazer com que o SharePoint abra uma nova mensagem em seu cliente de e-mail com um hiperlink para um documento selecionado incorporado clicando no botão E-mail e link, ou pode configurar um alerta em um documento ou gerenciar todos os alertas em um site do SharePoint através do Botão Alert Me.
O grupo de cópias: Você pode baixar uma cópia de um documento, enviar uma cópia para outro local ou para um novo espaço de trabalho de documento, gerenciar cópias em outros locais do SharePoint ou ir para a origem de um documento copiado neste grupo.
A guia Workflows: Aqui você pode gerenciar fluxos de trabalho, publicação e aprovações. Mais sobre isso na próxima seção principal.
