Você pode criar uma lista suspensa no Planilhas Google usando a lista de itens em um intervalo de células ou inserindo os itens manualmente.
Uma lista suspensa (também conhecida como menu suspenso ou menu suspenso) é um menu, semelhante a uma caixa de listagem, que permite aos usuários escolher uma opção de uma lista de opções predefinidas. A lista suspensa garante que os usuários insiram apenas os valores disponíveis em uma determinada lista nas células.
Às vezes, ao colaborar no Planilhas Google, você pode querer que outros usuários insiram valores repetidos em uma coluna. insira os valores fornecidos.
Por exemplo, você está criando uma lista de tarefas que deseja que sua equipe execute. E você quer que sua equipe atualize o status de cada tarefa como Concluída, Pendente, Prioritária, Ignorada e Tarefa em andamento. Para fazer isso, você pode criar um menu suspenso com uma lista de status de tarefas onde o usuário pode selecionar em vez de inserir os dados manualmente.
Neste tutorial, abordaremos tudo sobre como criar e gerenciar uma lista suspensa no Planilhas Google.
O drop-down é uma função de validação de dados que permite aos usuários controlar o que pode ser inserido na planilha. Você pode criar rapidamente uma lista suspensa usando a caixa de diálogo de validação de dados no Planilhas Google.
Há duas maneiras de adicionar um menu suspenso no Planilhas Google. Você pode criar uma lista suspensa com os valores em um intervalo de células ou especificar manualmente os itens para a lista.
Você pode criar uma lista suspensa no Planilhas Google usando uma lista de itens contidos em um intervalo de células.
Primeiro, abra a planilha do Google e insira a lista de itens em um intervalo de células que você deseja incluir na lista suspensa. Aqui, nesta planilha de exemplo, temos uma lista de nomes de cidades como filiais.
Em seguida, selecione a célula ou o intervalo de células em que deseja criar a lista suspensa. Pode estar na mesma planilha ou em uma planilha separada.
Em seguida, clique no menu ‘Dados’ na parte superior da planilha e selecione a opção ‘Validação de dados’ no menu suspenso.
Ou clique com o botão direito do mouse após selecionar a(s) célula(s) e selecione ‘Validação de dados’ na parte inferior do menu de contexto.
A caixa de diálogo de validação de dados será exibida. Aqui, você pode definir e personalizar sua lista suspensa com configurações diferentes.
Intervalo de células
O primeiro campo, ‘Intervalo de células’, especifica o local onde a lista suspensa será criada. Como já selecionamos um intervalo para isso, ele é preenchido automaticamente.
Você também pode alterar isso clicando em um ‘ícone de tabela’ no campo Intervalo de Células e selecionando o intervalo de células onde deseja inserir a lista suspensa.
Critério
Em seguida, a seção Critérios tem uma lista de opções em uma lista suspensa e você só precisa das duas primeiras opções. Você não pode criar um menu suspenso com as outras opções.
Clique no menu suspenso e selecione a opção ‘Lista de um intervalo’ para adicionar um intervalo como critério.
No campo ao lado, insira a referência/intervalo da célula que contém todos os valores que você deseja incluir na lista suspensa. Em vez de inserir manualmente o intervalo, basta clicar no ícone ‘Selecionar intervalo de dados’ ( ícone de tabela).
Outro pop-up chamado Selecione um intervalo de dados aparecerá. Agora, basta selecionar a célula/intervalo que contém a lista de itens e o local é adicionado automaticamente à caixa de diálogo ‘Selecionar um intervalo de dados’. Em seguida, clique em ‘OK’. Quando você seleciona um intervalo de uma planilha diferente, o nome da planilha também é incluído no local da lista.
No exemplo acima, a lista de itens em A2:A13 da Planilha 3 e a lista suspensa estão sendo criadas em C2:C17 da Planilha 4.
Mostrar lista suspensa na célula
Certifique-se de que a caixa de seleção “Mostrar lista suspensa na célula” esteja ativada. Se essa opção não estiver marcada, você ainda poderá inserir os itens da lista clicando duas vezes na célula, mas não verá o ícone suspenso na célula.
Em dados inválidos
Você também pode escolher o que acontece quando alguém insere algo (dados inválidos) que não está na lista. Você pode escolher o botão de opção ‘Mostrar aviso’ ou ‘Rejeitar entrada’ para a configuração ‘Em dados inválidos’. A opção ‘Mostrar aviso’ aceita a entrada do usuário, mas com um aviso, enquanto a opção ‘Rejeitar entrada’ rejeita totalmente a entrada.
Aparência
Com a opção Aparência, você pode dar ao usuário uma dica sobre como usar a lista suspensa ou que tipo de valores são aceitos nas células.
Para ativar esta opção, marque a caixa de seleção ‘Mostrar texto de ajuda de validação’ e uma caixa de texto aparecerá logo abaixo dela. Digite as instruções que deseja exibir na caixa de texto.
Quando terminar a configuração, clique no botão ‘Salvar’ para aplicar as alterações.
Agora, as listas suspensas são criadas na célula C2:C17 e quando você clicar em um ícone suspenso, ele mostrará a lista de itens.
Agora, se um usuário inserir um valor que não está na lista, essa célula será marcada como dados inválidos. Você pode observar o marcador no canto superior esquerdo da célula C6. Isso ocorre porque escolhemos a opção ‘Mostrar aviso’ na configuração ‘Em dados inválidos’ na caixa de diálogo Validação de dados.
E quando você passa o mouse sobre o marcador, você vê a mensagem de aviso.
É assim que você cria uma lista suspensa dinâmica no Planilhas Google.
Se você quiser criar uma lista suspensa estática e não tiver a lista de itens em um intervalo de células na planilha, poderá especificar manualmente os itens na caixa de diálogo de validação de dados.
Este método pode ser útil se você quiser apenas criar uma lista suspensa simples com itens como Sim e Não, Aprovado e Rejeitado, Em estoque e esgotado etc. Veja como fazer isso:
Selecione a célula ou grupo de células para o qual você deseja adicionar uma lista suspensa.
Clique na guia ‘Dados’ no menu e selecione a opção ‘Validação de dados’.
Na caixa pop-up Validação de Dados, certifique-se de que a célula ou intervalo correto esteja selecionado no campo ‘Intervalo de células’.
No menu suspenso Critérios, você precisa selecionar ‘Lista de itens’ desta vez.
No campo ao lado, digite manualmente os itens desejados na lista suspensa e certifique-se de separar cada item por uma vírgula sem espaço. Para o nosso exemplo, queremos exibir os gêneros, então inserimos ‘Masculino, Feminino e Não Especificado’.
Você pode adicionar espaço dentro do nome do item, mas não entre os itens. Os itens podem ser textos, datas, números, fórmulas e caixas de seleção.
Certifique-se de que a opção ‘Mostrar lista suspensa na célula’ esteja marcada. Como esta é uma lista estática e não queremos nenhuma outra entrada na célula, selecionamos a opção ‘Rejeitar entrada’.
Depois de fazer as alterações, clique em ‘Salvar’ para aplicar.
Agora, uma lista suspensa estática é criada em cada célula do intervalo selecionado. Clique no ícone suspenso ou clique duas vezes na célula ou pressione ‘Enter’ na célula para selecionar um item.
Se um usuário inserir um valor que não está na lista, a validação de dados rejeitará a entrada e mostrará uma mensagem de erro. Isso ocorre porque escolhemos a opção ‘Rejeitar entrada’ para ‘Em dados inválidos’ na validação de dados.
O erro informará ao usuário que ele inseriu dados inválidos em uma determinada célula e precisa inserir um dos valores especificados.
Pode haver momentos em que você deseja adicionar novos itens, alterar itens ou remover itens de uma lista suspensa já criada. Também é possível fornecer uma nova lista de itens para uma lista suspensa pré-existente.
Vá para o intervalo de células ou a planilha com células que contém a lista de itens que você usou para sua lista suspensa. Faça as alterações desejadas no conteúdo dessas células. Você pode adicionar novos itens, editar os itens pré-existentes e remover itens dessas células.
Esta é a lista original que usamos para criar uma lista suspensa antes:
Agora, fizemos algumas alterações na lista. Adicionamos um novo item Estocolmo, removemos Viena e alteramos Nova York para Nova Jersey.
Você também pode editar os itens inseridos manualmente na caixa de diálogo Validação de dados.
Após editarmos a lista de itens, a lista suspensa será atualizada automaticamente. Mas algumas das entradas inseridas anteriormente usando o menu suspenso original são marcadas como inválidas. Como esses valores são editados na lista, eles são marcados como inválidos.
Agora, ao clicar no menu suspenso, você obterá uma lista suspensa recém-atualizada.
Observação: Se você adicionar ou excluir itens na lista, certifique-se de alterar a seleção de intervalo nos critérios de validação de dados para mostrar todos os itens corretamente na lista suspensa.
Em vez de criar a mesma lista suspensa em várias planilhas, você pode copiar rapidamente uma lista suspensa de uma célula para várias células em uma ou várias planilhas.
Você pode usar o método simples de copiar e colar para copiar rapidamente a lista suspensa.
Para fazer isso, selecione a célula com uma lista suspensa, clique com o botão direito do mouse e selecione ‘Copiar’ ou pressione ‘Ctrl + C’. Em seguida, selecione a célula ou intervalo de células onde deseja inserir a lista suspensa, clique com o botão direito do mouse e selecione ‘Colar’ ou pressione ‘Ctrl + V’ para colar a lista suspensa.
Mas este método também copiará a formatação da célula (cor, estilo, borda, etc.), bem como a entrada da lista suspensa.
Para evitar isso, você precisa usar o recurso especial de colagem. Aqui está como você faz isso.
Primeiro, selecione e copie a célula (Ctrl + C) com a lista suspensa. Em seguida, selecione a célula/intervalo no qual deseja copiar a lista suspensa. Clique com o botão direito do mouse na(s) célula(s) selecionada(s), expanda a opção ‘Colar especial’ e selecione a opção ‘Colar apenas validação de dados’.
Isso copiará a lista suspensa para o local desejado.
Caso você não precise mais de um menu suspenso e queira excluí-los, você pode fazer isso facilmente com alguns cliques do mouse.
Para remover uma lista suspensa, selecione a célula ou células das quais deseja remover a lista suspensa. Em seguida, clique no menu ‘Dados’ e selecione ‘Validação de dados’.
Agora, clique no botão ‘Remover validação’ na parte inferior da janela de diálogo Validação de dados e clique em ‘Salvar’.
É isso. Suas listas suspensas são removidas. Mas eles vão deixar você com os dados que inserimos usando essas listas suspensas.
